Förenkla arbetet i hytten genom digital dokumenthantering

Se till att dina förare har tillgång till de senaste dokumenten digitalt i fordonet

De flesta företag måste se till att deras förare är uppdaterade om allmän information, som företagspolicyer, men också specifika instruktioner för många situationer, som lastningsinformation och hantering av farligt gods. Via dokumenthanteringstjänsten kan dokument enkelt delas mellan kontoret och förarna ute på fältet. Tjänsten är extra användbar för transportföretag som vill inkludera bilagor till meddelanden och som ofta anställer personer på visstid och som behöver instruktioner. Om du transporterar farligt gods, är det ett lagkrav att ha instruktioner ombord, och varför inte spara dem digitalt för att underlätta distributionen och versionskontrollen.

Hur fungerar dokumenthantering?

Dokumenthantering är ett sätt att ladda upp dokument i Weboffice och sedan göra dem tillgängliga för nedladdning av förarna via deras skärmar. Förarna kan också skicka bilder till kontoret. För att spara minne och dataförbrukning hämtas inte filerna automatiskt. Föraren måste aktivt välja att hämta filerna som ska granskas. Arbetsflödena för kontorsteamet och förarna beskrivs nedan.

Arbetsflöde för kontorsteamet

Ladda upp en fil och redigera namnet
Ange en beskrivning som förklarar innehållet i filen
Tagga filen (fritext) för att göra den sökbar både i Weboffice och i fordonet
Lägg till utgångsdatum så att dokumenten automatiskt tas bort i fordonet
Länka till filen så att den kan delas och användas i andra tjänster (som Meddelanden)
Håll koll på vilka dokument som granskas av vilka förare genom tyst bekräftelse (läskvitto när en förare har öppnat ett dokument.

Arbetsflöde för förarna

Öppna dokumenthanteringstjänsten i fordonsklienten
Sök efter dokumenten som ska granskas
Ladda ner tillämpliga dokument
Läs dokumenten

Det är också möjligt för förare att dela foton med kontoret (skador, leveransbevis, …) genom att ta en bild med sin Vision Mobile eller Smartphone med hjälp av dokumenthanteringstjänst.

Exempel på PDF-dokument som är lämpliga för dokumenthantering

Lastinstruktioner
Uppförandekod för förare
Instruktioner för hantering av farligt gods/materialsäkerhetsdata
Kontaktlistor
Nyhetsbrev
Produktblad
Instruktioner för specifika lastnings-/avlastningsplatser

Fördelar

Dela filer som lastningsinstruktioner och handböcker med dina förare
Tagga dokument för att göra dem sökbara både i fordonet och på kontoret
Lägg till länkar så att dokumenten kan delas i andra tjänster
Undvik pappersbaserade dokument, förenkla distributionen och versionshanteringen
Du slipper använda separata system för dina dokument